Trilogi hubungan Repertorium, Para pihak dan Rahasia Jabatan

Nama-nama siapakah yang wajib dicantumkan dalam Daftar Akta
(dahulu Repertorium)?
( Suatu penafsiran atas siapa yang dimaksud dengan pihak yang berkepentingan terhadap suatu akta).

Menurut pasal 58 ayat 2 UUJN dalam Daftar Akta sebagaimana dimaksud pada ayat 1, Notaris setiap hari mencatat …..dan nama semua orang yang bertindak baik untuk dirinya sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.
Ada beberapa rekan notaris yang mencantumkan nama-nama semua orang yang menghadap ( termasuk orang-orang yang ikut menjadi saksi disamping saksi-saksi utama pada waktu pembuatan akta ) dalam Daftar Akta, semua itu dilakukan oleh rekan-rekan dengan mendasarkan tindakannya pada kata-kata SEMUA ORANG dalam pasal 58 ayat 2 juncto pasal 59 ayat 2 UUJN (SEMUA ORANG YANG MENGHADAP…).
Apakah tindakan ini sudah sesuai dengan UUJN itu sendiri ?
Untuk membahas kebenaran tindakan ini marilah kita meninjau lebih dahulu apa arti keberadaan atau kegunaan dari Daftar Akta ( dahulu repertorium ) dan Buka Daftar Nama Penghadap/Klapper.
Menurut GURU / EMPU nya para notaris yaitu Bpk G.H.S. Lumban Tobing S.H. dalam bukunya berjudul Peraturan Jabatan Notaris, beliau mengatakan bahwa : “Pengadaan repertorium untuk akta-akta yang dibuat dihadapan notaris sangat perlu, selain untuk memberikan keyakinan tentang ADANYA akta itu dan TANGGAL akta itu sendiri, juga untuk MEMUDAHKAN PENCARIAN AKTA.
Menurut beliau nama-nama siapakah yang dimasukkan dalam repertorium adalah nama-nama para penghadap dalam arti luas yaitu termasuk juga nama-nama dari orang-orang yang diwakili dalam akta ( karena pada waktu itu bunyi pasal 45 PJN yang dicantumkan dalam repertorium adalah :…..nama dari orang-orang yang menghadap dalam akta… )
Bagaimana perkembangannya saat ini?
Pasal 58 ayat 2 UUJN menyebutkan :”…. nama semua orang yang BERTINDAK baik untuk dirinya sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.”
Jika ditelaah lebih lanjut maka penulisan nama-nama dalam repertorium adalah hanyalah nama-nama orang yang BERTINDAK dalam akta atau dengan kata lain setiap notaris cukup mencantumkan nama-nama yang ada dalam Komparan ( penghadap baik untuk diri sendiri maupun sebagai kuasa/wakil ) sebagai yang BERKEPENTINGAN dalam akta, jadi semua orang diluar pihak yang berkepentingan dalam akta tidak perlu dicantumkan dalam Daftar Akta/Repertorium.
Jadi nama-nama saksi-saksi pengenal, penerjemah, orang-orang lain yang ikut menghadap yang menerangkan ikut menjadi saksi pada pembuatan akta ( makelar/ broker/ agen property, lawyer, dll ) tidak perlu dimasukkan kedalam nama penghadap dalam Daftar Akta/ repertorium maupun Klapper ( yang merupakan “kutipan bagian” dari Daftar Akta).
Ada bahaya tersendiri jika rekan-rekan notaris memasukkan nama-nama orang yang tidak berkepentingan dalam Repertorium, karena dengan dimasukkan namanya dalam repertorium ( yang otomatis wajib ditulis dalam Klapper ), maka semua orang tersebut dapat saja meminta Salinan, Kutipan, Grosse dari minuta Akta. Dan itu tentu saja bertentangan dengan Rahasia Jabatan sebagaimana diatur dalam pasal 16 ayat 1e juncto pasal 54 UUJN!
Pertanyaannya siapa saja yang disebut orang-orang yang berkepentingan terhadap suatu akta ?
Pasal 54 UUJN hanya menyebutkan “orang yang berkepentingan langsung PADA akta” tanpa menjelaskan lebih lanjut.
Menurut GHS Lumban Tobing dalam dunia kenotariatan dikenal 3 pendapat ditambah dengan pendapatnya sendiri terhadap siapa yang dimaksud orang-orang yang langsung berkepentingan :
Pendapat sempitDianut oleh Hoge Raad dalam arrestnya tgl 20 Juni 1913 dikatakan bahwa orang yang berkepentingan langsung adalah bukan mereka yang mempunyai kepentingan PADA akta, akan tetapi mereka yang mempunyai HAK ATAS AKTA, artinya yang mempunyai hubungan hukum dengan akta, yang bersumber dari penugasan yang diberikan kepada notaris untuk membuat akta itu.
Pendapat Luas (Libourel)Jawaban atas pertanyaan siapakah orang yang berkepentingan langsung, tidak terletak pada jawaban atas pertanyaan Siapa yang BERHAK atas akta, akan tetapi dalam jawaban atas pertanyaan siapa yang mempunyai KEPENTINGAN,- yakni kepentingan langsung –PADA akta
Pendapat diantara nomor 1 dan nomor 2 (Eggens)Orang-orang yang berkepentingan langsung adalah mereka bagi siapa isi akta itu diPERUNTUKAN, mereka yang menjadi PIHAK pada isi akta, sekalipun mereka tidak ikut sebagai komparan (penghadap) dalam akta yanng bersangkutan. Jadi bukan pihak-pihak DALAM akta, akan tetapi pihak-pihak PADA akta.
Pendapat GURU GHS Lumban TobingSiapa yang dimaksud dengan yang langsung berkepentingan selalu dikembalikan kepada pengertian “PIHAK” (partij), yakni mereka yanng menugaskan kepada notaris untuk membuatkan alat bukti notarieel…dst. Perkataan pihak dalam hal ini harus diartikan pihak DALAM akta dan bukan dalam arti pihak PADA akta.
Dalam UUJN rupanya dianut paham pendapat luas dan itu mengandung resiko sendiri bagi para notaris untuk menentukan sendiri dimana dan sampai seberapa jauh batas-batas yang dinamakan kepentingan yang sah dari orang yang bukan pihak dalam suatu akta, tapi yang tidak kurang kepentingannya dibanding kepentingan orang yang langsung berkepentingan dalam akta itu.
Menurut pendapat saya pribadi : Jika anda ragu-ragu menentukan apakah seseorang mempunyai kepentingan secara langsung PADA akta yang anda buat/protokol akta yang anda pegang, maka sarankan yang bersangkutan untuk menuntut kepada Hakim agar anda diperintahkan membuat salinan akta tersebut.
Semoga menjawab kebingungan rekan-rekan.
Salam sejahtera
Jusuf Patrick