BAB 3 PROSEDUR PENGELOLAAN DOKUMEN ELEKTRONIK 3.1 Prosedur Penerimaan dan Digitalisasi Dokumen Tujuan: Memastikan setiap dokumen klien yang diterima atau didigitalisasi tercatat, teridentifikasi, dan diproses sesuai dengan prinsip kehati-hatian dan kerahasiaan. A. Penerimaan Dokumen Fisik dari Klien Staf yang ditunjuk menerima dokumen fisik dari klien. Staf wajib mengisi Formulir Penerimaan Dokumen (Lampiran A) yang mencakup: Identitas lengkap klien. Jenis dokumen (akta, fotokopi KTP, fotokopi KK, sertifikat tanah, dsb.). Jumlah halaman. Tanggal penerimaan. Tanda tangan klien dan staf penerima. Dokumen fisik disimpan sementara dalam lemari atau brankas yang terkunci sebelum proses digitalisasi. Staf wajib mencatat penerimaan dokumen dalam Buku Register Dokumen harian. B. Proses Digitalisasi Dokumen Fisik Digitalisasi dokumen dilakukan hanya dengan perangkat yang telah ditetapkan oleh notaris (scanner khusus atau aplikasi pemindai yang aman). Penggunaan aplikasi pemindai pihak keti...
MENJEMBATANI KETEGANGAN NORMATIF ANTARA ARSIP FISIK DAN ARSIP DIGITAL DALAM PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS: TELAAH ASAS LEX SPECIALIS DEROGAT LEGI GENERALIS Oleh : Jusuf Patrianto Tjahjono, SH, MH. Abstrak Penumpukan arsip fisik di ruang penyimpanan protokol notaris merupakan problematika klasik yang semakin mendesak untuk diatasi di tengah tuntutan efisiensi dan modernisasi kantor notaris. Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) mewajibkan penyimpanan minuta akta dalam bentuk fisik sebagai bagian dari protokol notaris yang berkedudukan sebagai arsip negara. Di sisi lain, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan berbagai peraturan turunannya membuka peluang pengelolaan arsip secara elektronik. Artikel ini menganalisis ketegangan normatif antara UUJN sebagai lex specialis dan UU Kearsipan sebagai lex generalis dalam konteks penyimpanan protokol notaris, serta menawarkan kerangka teoritis untuk menjembatani kedua rezim hukum tersebut. Dengan menggunakan metode penelitian yuridi...